Rekisteriseloste tai tietosuojaseloste tulee laatia EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella kaikista henkilörekistereistä. Hammaskeskus Vilhelmin kohdalla tämä tarkoittaa asiakkaistamme tallennettavia tietoja, joita käytämme hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa sekä yhteydenpidossa asiakkaisiimme.
Rekisteriselosteesta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään, minne tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja miten tiedot suojataan.
Rekisteriselosteen tulee olla asiakkaille helposti saatavilla.
Alla on Hammaskeskus Vilhelmin rekisteriseloste.
HAMMASKESKUS VILHELMIN POTILASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10§ ja 24§, EU:n tietosuoja-asetus
1. REKISTERINPITÄJÄ
Hammaslääkäriasema Vilhelmi Oy / markkinointinimi Hammaskeskus Vilhelmi
Linnansalmentie 10
73100 Lapinlahti
Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Hammaslääkäriasema Vilhelmi Oy:n ja sen tytäryhtiöiden tuottamien terveyspalveluiden asiakkaita, joiden osalta Hammaslääkäriasema Vilhelmi Oy tai sen tytäryhtiö toimii rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä..
2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Toimitusjohtaja Timo Heikkinen
timo.heikkinen@vilhelmi.fi
3. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Tietosuojavastaava Timo Heikkinen
timo.heikkinen@vilhelmi.fi
4. REKISTERIN NIMI
Hammaskeskus Vilhelmin potilasrekisteri
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Järjestelmään kerätään asiakkaan tietoja, joita käytetään asiakkaan hoidon suunnitteluun, hoidon toteutukseen, sen seurantaan sekä asiakkaan laskuttamiseen.
Toimintaa ohjaava pääsiallinen lainsäädäntö:
• Henkilötietolaki 523/1999, EU:n tietosuoja-asetus
• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007
• Laki terveydenhuollon valtakunnallisesta henkilörekisteristä 556/1989
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009
6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
• Asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne
• Asiakkaalle annettavan hoidon lyhyt kuvaus sekä hoitoon tarvittavan lääkityksen ja hoitotarvikkeiden tiedot
• Asiakkaan hoitojakson alkamisaika, arvioitu hoitojakson pituus sekä tehtyjen hoitokäyntien määrä
• Tehtyjen tutkimusten tulokset ja hoitosuunnitelmat
• Ajanvaraustiedot
• Laskutustiedot
• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.
7. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT
• AssisDent (potilastietojärjestelmä)
• Digora (kuvantamisjärjestelmä)
• Romexis (kuvantamisjärjestelmä)
8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Asiakas voi oman valintansa mukaan toimittaa muita hoitotietoja liitettäväksi potilasasiakirjaan.
9. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Potilaslain mukaisesti henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Luovutettavia tietoja ei toimiteta sähköpostitse.
10. Hammaslääkäriasema Vilhelmi Oy on liittynyt KANTA-arkistoon 16.10.2023
ja sen jälkeen syntyneet potilastiedot siirretään Kanta-arkistoon.
Rekisteröity voi hallinnoida näitä tietoja OmaKanta-järjestelmän kautta.
11. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä, luovuteta eikä säilytetä EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.
12. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
A. Manuaalinen aineisto
Paperiasiakirjat säilytetään joko valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan hoitohenkilökunnalla.
B. Sähköinen aineisto
Hammaskeskus Vilhelmin asiakasrekisteri on sähköinen tietokanta ja siihen on pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät asiakasrekisterin käyttöä. Asiakasrekisteri on suojattu salasanoilla ja käyttäjätunnuksilla ulkopuolisilta käyttäjiltä. Asiakasrekisteriin liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain Hammaskeskus Vilhelmin henkilökunnalla.Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä.
Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettua henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.
13. TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella oikeus saada tarkastaa häntä itseään koskevat potilasrekisteriin tallennetut tiedot. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 § mukaisesti asiakkaalla on halutessaan oikeus tarkastaa häntä itseään koskevia sähköisen tietojärjestelmän lokitietoja Tietojen tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisella lomakkeella tietosuojavastaavalle.
14. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisena tietosuojavastaavalle.
